Factura electrónica obligatoria en España: qué cambia para empresas y autónomos
La facturación de empresas y autónomos españoles está entrando en una nueva etapa. El desarrollo de la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales supone un cambio que va mucho más allá de sustituir una factura en papel por un archivo digital.
La Ley Crea y Crece estableció la obligación de utilizar factura electrónica en las relaciones comerciales entre empresas y profesionales, con una implantación progresiva vinculada a su desarrollo reglamentario.
El objetivo es avanzar hacia procesos de facturación más digitalizados, aumentar la trazabilidad de las operaciones y contribuir a reducir la morosidad comercial.
¿Qué es la factura electrónica obligatoria entre empresas?
Una factura electrónica es un documento emitido y recibido en formato electrónico que cumple los requisitos legales correspondientes y permite procesar la información de forma digital.
En el ámbito B2B, el cambio afecta a operaciones entre empresarios y profesionales y obliga a adaptar progresivamente los sistemas utilizados para emitir, recibir y gestionar facturas.
No se trata únicamente de enviar por correo electrónico el mismo documento que anteriormente se imprimía. La evolución normativa busca avanzar hacia formatos y sistemas que permitan un intercambio estructurado de información.
¿Por qué España impulsa la factura electrónica?
Uno de los objetivos principales es combatir la morosidad comercial.
Cuando los procesos de facturación están digitalizados resulta más sencillo disponer de información sobre emisión, recepción y estado de las facturas. Esto puede mejorar la trazabilidad de las operaciones y facilitar el seguimiento de los pagos.
La digitalización también puede reducir tareas administrativas repetitivas, errores derivados de la introducción manual de datos y duplicidades entre diferentes sistemas.
¿A quién afecta la factura electrónica B2B?
La obligación está orientada a empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales dentro del ámbito establecido por la normativa.
La Ley Crea y Crece planteó una implantación escalonada en función del volumen de facturación, por lo que no todas las empresas quedan sujetas a las nuevas obligaciones en el mismo momento.
Por este motivo, cada negocio debe comprobar el calendario que le resulta aplicable y la normativa vigente en el momento de realizar la adaptación.
¿Es lo mismo factura electrónica que VERI*FACTU?
No. Aunque ambos conceptos están relacionados con la digitalización de la facturación, responden a obligaciones diferentes.
La factura electrónica B2B se centra en el intercambio de facturas entre empresarios y profesionales.
VERI*FACTU forma parte de la regulación de los sistemas informáticos de facturación y de los requisitos que deben cumplir determinados programas para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
Por tanto, una empresa puede verse afectada por diferentes obligaciones relacionadas con su sistema de facturación y debe analizar cada una por separado.
Qué cambia en la gestión de una empresa
La transformación afecta a varias áreas del negocio.
Facturación
Las empresas deben revisar si las herramientas utilizadas para generar facturas podrán adaptarse a los requisitos técnicos y legales correspondientes.
Cobros
Una mayor trazabilidad puede facilitar el seguimiento del ciclo de cobro y permitir detectar con mayor rapidez facturas pendientes.
Administración
Los procesos manuales basados en documentos separados, correos electrónicos y tareas repetitivas pueden integrarse progresivamente en sistemas digitales.
Contabilidad
La información estructurada facilita la transferencia de datos entre facturación, contabilidad y otras herramientas de gestión.
Tesorería
Conocer con mayor precisión qué se ha facturado, qué se ha cobrado y qué permanece pendiente permite realizar previsiones de caja más fiables.
La factura electrónica también puede cambiar la relación con la gestoría
Muchas pequeñas empresas y autónomos mantienen todavía procesos en los que las facturas se descargan, almacenan y posteriormente se envían a una asesoría o gestoría.
La digitalización permite reducir parte de estos intercambios manuales y facilita que la información pueda integrarse entre diferentes sistemas.
Esto no elimina necesariamente la función del asesor. Puede trasladar parte de su trabajo desde la recopilación y clasificación de documentos hacia tareas de supervisión, fiscalidad y análisis.
Cómo prepararse para la factura electrónica
La adaptación comienza por conocer cómo funciona actualmente el proceso de facturación.
Conviene identificar:
- Qué programa genera las facturas.
- Cómo se envían a los clientes.
- Dónde se almacenan.
- Cómo se registran los cobros.
- Cómo se gestionan las facturas pendientes.
- Cómo se comparte la documentación con la asesoría.
- Qué procesos siguen realizándose manualmente.
Este análisis permite detectar qué herramientas deberán actualizarse y qué procesos pueden simplificarse durante la adaptación.
Facturación y control financiero están cada vez más conectados
Una factura forma parte de un proceso más amplio que comienza con una venta y termina cuando el dinero se cobra, se contabiliza y se incorpora a la tesorería.
Por eso la digitalización de la facturación puede tener un efecto mayor que el puramente documental.
Cuando facturación, cobros y contabilidad comparten información, la empresa puede conocer con mayor rapidez su situación financiera y detectar posibles desviaciones.
La digitalización como oportunidad para revisar procesos
Las obligaciones regulatorias pueden convertirse también en un momento adecuado para analizar procedimientos administrativos que llevan años funcionando de la misma manera.
Procesos duplicados, introducción manual de información, documentos almacenados en diferentes ubicaciones o falta de seguimiento de los cobros generan costes que no siempre son visibles.
La factura electrónica obliga a revisar parte de esa infraestructura. Para empresas y autónomos, el cambio puede servir para avanzar hacia una gestión administrativa más integrada y disponer de información financiera más actualizada.
La normativa puede consultarse en la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, publicada en el BOE. La Agencia Tributaria mantiene además información actualizada sobre los sistemas de facturación y sus obligaciones.